Ứng Dụng Quản Lý Bán Hàng Bằng Excel Để Đạt Hiệu Quả Trong Kinh Doanh
Khi kinh doanh bạn sẽ phải quản lý rất nhiều việc và kiểm soát rất nhiều các tiêu chuẩn chất lượng cho mỗi đầu việc, vì thế việc áp dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý, tính toán sẽ giúp ích nhiều cho hiệu suất công việc của bạn. Và hãy tham khảo bài viết sau đây nhé, Droppii.com sẽ giới thiệu đến bạn cách ứng dụng quản lý bán hàng bằng excel để đạt hiệu quả trong kinh doanh.
1. Quản lý bán hàng bằng excel có hiệu quả không?
Ngày xưa tất cả sổ sách ghi chép đều được nhập và tính toán thủ công, rất tốn công sức và thời gian, hơn nữa rất khó lưu trữ và bảo quản. Ngày nay khi công nghệ phát triển, các ứng dụng, phần mềm ra đời để tối ưu hiệu suất tất cả hoạt động, giảm tải công việc cho con người, và file excel quản lý bán hàng là một trong những công cụ như thế, giúp nhà bán hàng lưu thông tin mã hàng hóa, số lượng nhập, số lượng bán, mã đơn hàng… chi tiết và nhanh chóng hơn, ngoài ra excel còn tiện lợi ở các điểm sau đây:
- Thống kê thông tin chi tiết: Lưu thông tin vào sổ sách thường tốn nhiều thời gian, công sức nhưng để tra cứu lại thì rất khó bởi lượng thông tin ngày càng lớn. Excel là phần mềm bảng tính, giúp quản lý bán hàng hiệu quả thông qua việc nhập số liệu, lưu trữ dễ dàng theo các hàng, cột có sẵn. Những bộ lọc và các tổ hợp trong excel còn hỗ trợ nhà bán tìm kiếm thông tin mong muốn một cách chi tiết, rõ ràng và đầy đủ nhất.
- Cung cấp những hàm tính có sẵn, tiện lợi và tiết kiệm thời gian: File excel được thiết kế với rất nhiều hàm tính có sẵn từ đơn giản đến phức tạp, giúp bạn tính toán doanh thu, tiền nhập hàng, chi phí khác… chỉ với 1 lần nhập công thức, sau đó bạn chỉ việc cập nhật thêm dữ liệu, hệ thống sẽ tự điều chỉnh kết quả theo công thức ban đầu. Như vậy bạn không cần phải tính đi tính lại mỗi lần có thêm dữ liệu mới. Tuy nhiên hàm excel cần dữ liệu và công thức hàm chính xác để ra kết quả nên bạn lưu ý vấn đề này nhé.
- Không mất phí sử dụng phần mềm: Excel là phần mềm được sử dụng hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ tất cả thiết bị từ máy tính bàn, laptop đến điện thoại di động. Chỉ cần tải excel, mở ứng dụng lên là bạn đã có thể nhập, lưu trữ và tính toán rồi.
Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Hỗ Trợ Bán Hàng Hiệu Quả
2. Tổng hợp mẫu file excel quản lý bán hàng trực tuyến
Đối với một số nhà bán vẫn chưa quen thuộc với excel, hãy tham khảo thêm các mẫu file excel quản lý bán hàng hiệu quả mà Droppii đề xuất dưới đây nhé:
2.1. File excel quản lý sản phẩm
Quản lý sản phẩm là việc ưu tiên hàng đầu khi bạn muốn sử dụng phần mềm lưu trữ dữ liệu bởi các mã sản phẩm ngày càng tăng lên về số lượng và bạn không thể nhớ hết từng mã với giá nhập, giá bán như thế nào, số lượng tồn bao nhiêu, vì thế hãy tạo mẫu file excel quản lý sản phẩm.
Trước tiên bạn cần chuẩn bị dữ liệu về danh mục tổng số hàng hóa của cửa hàng, tên và các mã hàng phải được đặt thống nhất để thuận lợi cho việc tìm kiếm, nhập và xuất hàng. Trong bảng lưu trữ của bạn sẽ có các thông tin theo hàng như sau: số thứ tự, mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng hiện có, giá nhập hàng, giá bán. Mỗi khi cần truy xuất thông tin về sản phẩm, bạn chỉ cần dùng bộ lọc ở cột mã sản phẩm hoặc tên sản phẩm để lọc ra tất cả thông tin liên quan đến mã sản phẩm đó.
2.2. File excel quản lý xuất nhập tồn
Quản lý tồn kho luôn là vấn đề đau đầu của các cửa hàng khi không quản lý được hết những mặt hàng mình đang có và chỉ kiểm kê 1 tháng 1 lần thậm chí là 1 năm 1 lần và nhập hàng dựa vào số lượng ước tính, như vậy chắc chắn sẽ gây thiệt hại nhiều về chi phí lưu kho và không mang lại hiệu quả kinh doanh. Vì thế, bạn hãy tạo một file excel lưu trữ quản lý vấn đề xuất nhập tồn theo các thông tin sau: Ngày tháng phát sinh nhập/tồn kho, chứng từ giao dịch, tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và sử dụng tương tự như file quản lý sản phẩm.
2.3. File excel quản lý khách hàng
File quản lý khách hàng giúp cửa hàng lưu lại thông tin khách hàng để phân loại khách hàng thân thiết và có những dịch vụ chăm sóc khách hàng phù hợp, giúp gia tăng doanh thu nhanh chóng từ những khách hàng thân thiết này. File excel quản lý khách hàng cần những dữ liệu sau: số thứ tự, tên khách hàng, mã khách hàng nếu có, số điện thoại, email, địa chỉ.
2.4. File excel quản lý doanh thu
File excel quản lý doanh thu giúp ghi chép và tính toán doanh thu bạn đạt được theo ngày, tuần, tháng, quý, năm theo các công thức được cài đặt sẵn. File excel quản lý doanh thu cần có những thông tin sau: mã hàng hóa, tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, giảm giá, thành tiền, ghi chú. Từ đó bạn sẽ quản lý doanh thu nhanh chóng và dễ dàng.
Xem thêm: Giá cost là gì? Cách tính giá cost khi kinh doanh online
Tuy nhiên cách tốt nhất là bạn nên liên kết tất cả file excel nêu trên thành 1 và dùng các hàm, sum, if, vlookup để cho ra một bản quản lý dữ liệu hoàn chỉnh đầy đủ tất cả thông tin bạn cần.
Quản lý bán hàng bằng file excel sẽ mang đến cho nhà bán hàng hiệu quả vượt trội về mặt năng suất, giúp tiết kiệm công sức, thời gian mà còn thông minh bởi các tính năng liên kết dữ liệu nhờ hàm có sẵn. Bạn hãy sử dụng và học hỏi thêm những hàm excel khác để hỗ trợ thêm cho việc kinh doanh nhé. Chúc bạn thành công!
Có thể bạn quan tâm:
