Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Hiệu Quả Dành Cho Chủ Shop
Khi kinh doanh việc xử lý đơn hàng cực kỳ quan trọng, xử lý đơn hàng nhanh giúp cho việc vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng nhanh. Hiện nay nhiều người kinh doanh đều biết quy trình xử lý đơn hàng nhưng cách tối ưu đơn hàng làm sao để hiệu quả thì ít người biết. Trong bài viết này, Droppii sẽ hướng dẫn cho bạn quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả để tiết kiệm chi phí.
1. Xử lý đơn hàng là gì?
Xử lý đơn hàng là quá trình theo dõi, xác nhận các thông tin của đơn hàng và hoàn thành những đơn đặt hàng của các khách hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Quá trình xử lý đơn hàng kết thúc khi khách hàng nhận được hàng hóa và bạn thu được tiền hàng từ họ.
Thật sự không khó khi xử lý đơn hàng nhưng nó cũng không hề đơn giản. Khi quy mô kinh doanh của bạn ngày càng phát triển và mở rộng với số lượng đơn hàng ngày một tăng cao. Nếu bạn chưa biết cách xử lý đơn hàng theo quy trình đúng thì việc nhầm lẫn sẽ dễ dàng xảy ra.
Một trong những vấn đề khi không biết cách tối ưu việc xử lý đơn hàng đó là nhầm lẫn, hoặc sai sót trong quá trình đóng gói, giao hàng. Điều này xảy ra sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như uy tín của cửa hàng.
2. Lợi ích khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng đúng cách
Vì sao phải xử lý đơn hàng đúng? Khi biết cách tối ưu quy trình xử lý đơn hàng sẽ mang đến cho chủ cửa hàng nhiều thuận lợi sau đây:
2.1 Giảm thiểu lượng hàng tồn kho và nguy cơ thiếu hụt hàng hóa
Nhiều chủ cửa hàng thường nghĩ quy trình xử lý đơn hàng sẽ không liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho.
Trên thực tế, quá trình xử lý đơn hàng lại giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi được toàn bộ số lượng tồn kho thực tế, biết được sản phẩm nào đã bán và dự đoán lượng hàng sắp hết. Từ đó kịp thời nhập hàng ngay trong khi tạo đơn hàng và cũng nắm được những loại hàng hóa nào tồn kho để kịp thời đưa ra chính sách bán hàng.
Trường hợp bất cập hay xảy ra đó là khi tạo đơn hàng mà bạn không thường xuyên theo dõi số lượng hàng tồn kho sẽ có thể khiến các bạn rơi vào tình trạng hết hàng bất ngờ mà không hay biết. Chính điều này khiến bạn có thể mất trắng đơn hàng, khách hàng tìm mua nơi khác, ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc kinh doanh.
2.2 Hạn chế sai sót trong khâu hoàn thành đơn hàng
Khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng đúng chủ cửa hàng hạn chế tối đa việc sai sót trong khi hoàn thành đơn hàng. Việc nhầm lẫn đơn hàng dễ dàng xảy ra khi số lượng đơn hàng ngày càng tăng cao. Hơn thế nữa, tình trạng này có thể trở nên nghiêm trọng hơn nếu như khách hàng liên tục tìm đến cửa hàng của bạn với những tin nhắn để hỏi thăm đơn hàng, hay phàn nàn về thời gian giao hàng quá chậm hay thậm chí có thể là trả hàng, hoàn tiền.
Hoặc có thể xảy ra nếu bạn không thể kiểm soát tốt các thông tin về người nhận hay quản lý đơn hàng giao hàng với các shipper. Để xử lý vấn đề này, bạn cần tìm một hệ thống giao hàng uy tín, có quy trình làm việc cụ thể để có thể giúp các bạn quản lý tốt đơn hàng để giao tận tay đến khách hàng và loại bỏ tuyệt đối các trường hợp có thể dẫn đến sai sót trong quá trình tạo đơn, tiến hành ghi nhận lại các thông tin hay giao hàng chậm trễ.
2.3 Thời gian xử lý đơn hàng nhanh chóng
Khi xử lý đơn hàng đúng đồng nghĩa với việc bạn có một quy trình xử lý đơn hàng rõ ràng sẽ giúp bạn tối ưu hóa được các chi phí cũng như xử lý đơn hàng trong thời gian ngắn, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót như nhầm thông tin và sót đơn hàng.
2.4 Thấu hiểu nhu cầu khách hàng và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp
Tối ưu quá trình xử lý đơn hàng sẽ giúp bạn theo dõi và phân loại các đơn hàng đúng cách. Từ đó chủ cửa hàng có thể đánh giá được hiệu quả bán hàng của từng loại sản phẩm.
Dựa vào hiệu quả bán hàng, bạn có thể xác định được nhu cầu sử dụng hàng hóa của từng đối tượng khách hàng tại các thời điểm. Từ đó, bạn có thể đưa ra được chiến lược bán hàng phù hợp, gia tăng số lượng đơn hàng mỗi ngày.
2.5 Tối ưu quá trình vận chuyển
Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp bạn theo dõi toàn bộ quá trình từ khi tạo đơn hàng đến quá trình vận chuyển và xác nhận đã giao hàng thành công cho khách hàng.
Để loại bỏ các nguy cơ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn thông tin khách hàng, sót đơn hàng, thất lạc đơn hàng hay hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Bạn cần có kế hoạch kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Ký Dịch Vụ Giao Hàng Trên Ahamove Siêu Đơn Giản
3. Quy trình xử lý đơn hàng
Quy trình xử lý đơn hàng không hoàn toàn giống nhau vì tùy theo từng mô hình kinh doanh mà quy trình xử lý đơn hàng khác nhau ở một số bước, có thể nhiều hoặc bớt đi một số bước. Tuy nhiên để đảm bảo hiệu quả và sự tối ưu, quy trình xử lý đơn hàng gồm các bước sau:
3.1 Nhận thông tin đơn đặt hàng từ khách hàng
Hệ thống quản lý đơn hàng sẽ tiếp nhận thông tin những đơn đặt hàng từ các kênh kinh doanh mà khách hàng cung cấp như: Tên, số điện thoại người nhận, địa chỉ để giao hàng và thu tiền.
Chủ kinh doanh có thể áp dụng quy trình nhận thông tin đơn hàng theo cách thủ công đối với trường hợp số lượng đơn đặt hàng không quá nhiều. Tuy nhiên, đối với quy mô kinh doanh lớn hơn hoặc kinh doanh kết hợp nhiều mô hình như: trực tiếp từ cửa hàng, nhiều sàn thương mại điện tử hay các website thì bạn cần xây dựng một hệ thống quản lý thông tin đơn hàng tập trung để tối ưu quản lý hiệu quả.
3.2 Xác nhận đơn hàng từ khách hàng
Đơn hàng khi chuyển về hệ thống sẽ ở trạng thái sau đây:
- Trạng thái Mới
- Chờ xác nhận
- Đang xác nhận
- Đổi kho hàng
Sau khi có danh sách số lượng đơn hàng, bước tiếp theo là sẽ gọi điện cho khách hàng để xác nhận các đơn hàng đó. Quy trình xử lý đơn hàng sẽ thực hiện theo các bước như sau:
- Tại danh sách đơn đặt hàng, tiến hành thay đổi trạng thái đơn hàng từ đơn hàng mới sang đang chờ xác nhận (áp dụng cho trường hợp không gọi được cho khách hàng,… ) Hoặc trạng thái đang xác nhận nếu như đơn hàng đó cần thay đổi số lượng sản phẩm hay thay đổi sản phẩm.
- Sau khi gọi điện thoại và tiếp nhận thông tin khách hàng đồng ý lấy hàng, lúc này sẽ tiến hành chuyển trạng thái đơn hàng “đang xác nhận” thành “đã xác nhận”. Bước này có 2 tùy chọn đó là nhấn nút “lưu” và nhấn “lưu và in”. Nếu nhấn nút “lưu và in” thì đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái đang đóng gói. Còn nhấn nút lưu thì giữ đơn hàng trên hệ thống và không đóng gói.
- Trường hợp khách hàng không muốn lấy hàng, nhân viên sẽ chuyển trạng thái đơn hàng thành “khách hủy” và lựa chọn các lý do hủy đơn hàng.
- Trường hợp không còn đơn hàng tồn đọng tại hệ thống các đơn đặt hàng thì sẽ chuyển trạng thái “hết hàng” và gọi điện thông báo thông tin với khách để lựa chọn một trong các trường hợp sau đây: mua sản phẩm khác, chờ nhận hàng đợt sau hoặc có thể hủy đơn hàng.
Khi đã xác nhận đơn hàng thành công, tiến hành đưa các thông tin đơn hàng vào biên bản bàn giao. Sau đó in phiếu nhặt hàng và nhấn gửi thông tin đơn hàng sang kho để nhặt hàng vào giỏ hàng. Đồng thời gửi thông tin đơn hàng sang bộ phận đóng gói để có thể lấy mã vận đơn, tiến hành in phiếu gửi và đóng gói.
3.3 Quy trình đóng gói hàng hóa
Sau khi đơn hàng đã được xác nhận và xuất kho, tiến hành đóng gói sản phẩm. Khi đóng gói bạn phải đảm bảo tuyệt đối các vấn đề về hư hỏng, tổn thất có thể xảy ra đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển đến tay khách hàng.
3.4 Quy trình giao hàng cho khách hàng
Có 2 cách vận chuyển hàng hóa đến khách hàng đó là chọn đơn vị vận chuyển bên ngoài hoặc cửa hàng trực tiếp vận chuyển. Đối với trường hợp lựa chọn đơn vị vận chuyển bên ngoài bạn nên lựa chọn đơn vị uy tín và có chi phí hợp lý để thu hút khách hàng.
Trong quá trình giao hàng bạn nên theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng để hạn chế tối đa các nguy cơ tổn thất khi giao hàng như: thời gian giao hàng, trạng thái sản phẩm bị lỗi hay hỏng hóc, hoặc đổ vỡ hàng hóa trước khi sản phẩm giao đến tay khách hàng.
Bạn có thể sử dụng một số phần mềm chuyên quản lý đơn hàng để giúp bạn có thể lựa chọn được đơn vị vận chuyển phù hợp, cũng như thuận tiện theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng, đối soát, thu tiền dễ dàng và chính xác nhất.
3.5 Nhận tiền thanh toán và kết thúc quy trình giao hàng
Khi đơn hàng đã được giao thành công đến khách hàng tức là đã nhận tiền thanh toán từ khách hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi kiểm tra hàng, khách sẽ trả lại hàng hoặc khi đã thanh toán tiền và khách hàng kiểm tra hàng và yêu cầu hoàn tiền.
Do đó, bạn cần đưa ra có các chính sách để xử lý hiệu quả vấn đề này. Bởi vì, việc khách hàng trả hàng và đòi hoàn tiền không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng mà còn quyết định sự hài lòng của khách hàng.
Quy trình xử lý đơn hàng rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh và uy tín thương hiệu. Với 5 bước trong quy trình xử lý đơn hàng mà Droppii chia sẻ sẽ giúp cho bạn tối ưu được cách xử lý đơn hàng từ đó giảm thiểu những nhầm lẫn thông tin, sót đơn hàng và tiết kiệm được thời gian.
Có thể bạn quan tâm:
