Tổng Hợp Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Cho Doanh Nghiệp
Kho là một bộ phận quan trọng trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp, quyết định tính hiệu quả, trơn tru của hoạt động kinh doanh. Vì thế, việc quản lý kho cần được đặc biệt quan tâm để tối ưu hiệu suất. Bài viết dưới đây Droppii.com sẽ gửi đến bạn những kinh nghiệm quản lý kho cho doanh nghiệp hiệu quả mà bạn nên biết, cùng tham khảo nhé!
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là quá trình kiểm soát tất cả các hoạt động vận hành tại kho như nhập, xuất, lưu và bảo quản hàng hóa. Việc tổ chức, sắp xếp, giám sát, kiểm tra các hoạt động trong kho giúp đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra trơn tru, không gây tắc nghẽn ở bất cứ khâu hay bộ phận nào.
Hiện nay dù là cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ hay doanh nghiệp lớn đều phải học cách quản lý kho hàng tốt để nằm thông tin về lượng hàng hóa của mình, lên kế hoạch nhập và xuất hàng phù hợp, hạn chế rủi ro về thất thoát, giảm doanh thu.
2. Sự quan trọng của việc quản lý kho hiệu quả
Lượng hàng hóa được lưu trữ, bảo quản trong kho có thể là nguyên vật liệu để đưa vào sản xuất hoặc là các thành phẩm chuẩn bị xuất ra thị trường, nói cách khác đây là nguồn tài sản của doanh nghiệp, giúp mang về doanh thu lớn. Vì vậy quản lý kho không những là việc quản lý hàng nhập, xuất mà còn lưu trữ bảo quản tốt những mặt hàng tại kho, đảm bảo số lượng, chất lượng và hiệu quả kinh doanh.
Một số lợi ích của việc quản lý kho hiệu quả:
- Tránh xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa: thất thoát hàng hóa là việc doanh nghiệp không mong muốn bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, uy tín đối với khách hàng, đối tác nếu lượng hàng thất thoát lớn và không kịp giao hàng. Tuy nhiên dù không muốn thì việc thất thoát vẫn có thể xảy theo do nhiều nguyên nhân như sai sót trong quá trình vận chuyển, nhân viên gian lận,…và không được kiểm đến dẫn đến sau thời gian dài mất một lượng hàng lớn và không rõ nguyên nhân. Vì thế khi có quy trình quản lý kho hiệu quả, kiểm đếm thường xuyên và ghi chép rõ ràng, sẽ hạn chế thất thoát.
- Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu/thành phẩm: quản lý kho hiệu quả còn là quy trình kiểm tra hàng hóa có chu kỳ để biết các đặc tính như số lượng, hạn sử dụng, tình trạng,…và kịp thời xử lý như tặng kèm cho các sản phẩm khác, chương trình giảm giá xả hàng,…giúp hạn chế tổn thất nhất có thể cho doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí lưu kho: Việc phát hiện và đưa ra xử lý những loại hàng hóa không còn phù hợp và trả lại không gian kho cho các lô hàng mới giúp tận dụng tối ưu hiệu suất kho, tiết kiệm chi phí lưu kho đáng kể.
- Tăng hiệu quả vốn lưu động: Khi kiểm soát được tình hình hàng hóa, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch nhập hàng và bán hàng cụ thể, từ đó sử dụng tiền vốn một cách tối ưu nhất, không để dư quá nhiều tiền cho việc nhập hàng mà chỉ để vừa đủ, kịp thời xả bán các lô hàng tồn đọng lâu, thu lại doanh thu, như vậy doanh nghiệp đang xoay vòng vốn rất tốt, không thừa không thiếu cho từng hoạt động cụ thể.
3. Các bước quản lý kho doanh nghiệp nên biết để tối ưu hiệu suất
Bước 1. Nhập và lưu kho: đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, quyết định hiệu quả cho các bước sau, vì nếu có xảy ra sai sót trong bước nhập kho, những quy trình tiếp theo sẽ không thể chính xác được.
Đầu tiên nhân viên nhập kho sẽ nắm đúng số lượng, tên, thời điểm nhập kho của sản phẩm. Sau đó sẽ bắt đầu kiểm đếm hàng hóa theo như thông tin được nhận. Trong quá trình kiểm đếm, nhân viên kho phải kiểm tra chính xác chất lượng, mẫu mã từng sản phẩm, phân loại để loại bỏ những món hàng không đạt chất lượng. Khi đã kiểm đếm đầy đủ, nhân viên sẽ ký bản xác nhận các hàng hóa được nhập vào kho, giao cho đối tác 1 bản và giữ 1 bản lưu chứng từ.
Hàng hóa sau đó sẽ được sắp xếp lưu trữ ở những vị trí nhất định. Khâu này cần được sắp xếp logic, kỹ càng để sau này tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn. Mỗi khu vực sản phẩm nên có bảng tên riêng để phân biệt.
Bước 2. Nhặt hàng: Đây là bước soạn các sản phẩm theo yêu cầu của đơn đặt hàng. Nhặt hàng là khâu tốn nhiều nhất về chi phí nhân sự và thời gian làm việc. Vì thế việc lưu hàng khoa học sẽ thúc đẩy quá trình nhặt hàng diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn.
Có 2 cách để tổ chức nhặt hàng:
- Nhặt theo từng đơn hàng: đối với các cửa hàng nhỏ lẻ, có dưới 10 đơn hàng trong ngày, nhân viên kho sẽ in từng đơn và soạn đủ số sản phẩm cho đơn đó.
- Nhặt hàng theo cụm: khi số lượng đơn hàng lớn hơn, nhân viên sẽ không áp dụng được cách nhặt theo từng đơn hàng mà sẽ gom cac đơn lại, tổng hợp tổng số lượng sản phẩm cần lấy theo từng loại và lấy 1 lần. Sau đó sẽ phân loại và chia theo đơn.
Bước 3. Đóng gói và xuất kho: Đây là bước bảo quản hàng hóa tránh các va đập trên đoạn đường vận chuyển vì vậy nhân viên cần thực hiện cẩn thận, đảm bảo hàng hóa được đóng gói an toàn nhưng không chiếm quá nhiều cân nặng làm tăng phí vận chuyển.
Sau đó nhân viên kho sẽ làm phiếu xuất kho, nhập lên hệ thống để trừ lượng hàng tồn kho và giao các đơn hàng cho đơn vị vận chuyển.
Bước 4. Kiểm hàng tồn kho: Bước này cần thực hiện thường xuyên và có kế hoạch để kiểm soát được tổng lượng hàng hiện có, phát hiện kịp thời nếu có sai sót, đồng thời kiểm tra được chất lượng bảo quản của toàn bộ hàng hóa, duy trì tình trạng vốn có của hàng hóa.
Bước 5. Báo cáo tồn kho: Sau khi kiểm kê doanh nghiệp sẽ có các báo cáo về tình hình hàng hóa, tỷ lệ thất thoát nếu có, các mã hàng sắp hết, các mã hàng còn tồn đọng nhiều, các mã hàng sắp hết hạn,…từ đó lên kế hoạch kinh doanh tiếp theo.
Quản lý kho hiện nay đã được các doanh nghiệp đồng bộ lên các hệ thống quản lý bán hàng, cho phép kiểm soát vận hành kho chính xác nhất từ những số liệu nhập, xuất, lưu cụ thể giúp tối ưu hiệu suất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên bạn vẫn phải nắm rõ các bước quản lý kho để xem xét, điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình. Chúc bạn thành công!
