Hướng Dẫn Quy Trình Quản Lý Kho Hiệu Quả Và Tiết Kiệm Thời Gian Cho Người Bán Hàng
Quản lý kho là bước quan trọng trong khâu vận hành của doanh nghiệp bởi nó đảm bảo hàng hóa được nhập, xuất rõ ràng, chi tiết theo đúng kế hoạch. Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí vận hành như nhân sự, phí lưu kho và tránh xảy ra thất thoát. Nhưng làm thế nào để quản lý kho hiệu quả, hôm nay Droppii.com sẽ mang đến cho bạn quy trình quản lý kho tốt và phổ biến nhất hiện nay, cùng tham khảo thêm nhé.
1. Quy trình quản lý kho là gì?
Kho là một khu vực rộng lớn mà doanh nghiệp dùng để chứa, lưu trữ, bảo quản hàng hóa. Tại kho mỗi ngày sẽ diễn ra các hoạt động kiểm đếm, phân loại, ghi chép hàng hóa được nhập vào, hàng hóa xuất và hàng hóa còn tồn tại kho.
Quản lý kho là việc kiểm soát tất cả hoạt động nhập, lưu, xuất và bảo quản hàng hóa tại kho giúp quy trình kinh doanh diễn ra mượt mà và nhanh chóng.
Tất cả nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm của doanh nghiệp đều được lưu tại kho vì thế kho là một trong những nơi quan trọng nhất của doanh nghiệp, một khi vận hành tại kho gặp trục trặc hoặc xảy ra sai sót sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh, có thể gây tổn thất nặng nề.
2. Tại sao cần phải quản lý kho?
Kho hàng là nơi tiếp nhận, lưu trữ và bảo quản một lượng lớn hàng hóa vì thế cần có quy trình kiểm soát cụ thể để không xảy ra sai sót về nhập liệu, tránh thất thoát mất hàng, hỏng hàng hoặc mất nhiều thời gian trong việc tìm hàng. Một quy trình quản lý kho chặt chẽ sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động của doanh nghiệp, cụ thể:
- Hỗ trợ tất cả hoạt động vận hành kho trở nên trơn tru, mượt mà với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, không gây tắc nghẽn ở bất cứ khâu nào.
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng hóa xuất, nhập, lưu kho chi tiết đến từng mã hàng, mã phân loại, chất lượng, hạn sử dụng,…để doanh nghiệp kịp thời đưa ra các chiến lược phù hợp ví dụ như lượng hàng tồn kho đang đồng loạt cận date (hạn sử dụng còn ngắn) doanh nghiệp sẽ đưa ra hình thức giảm giá hoặc tặng kèm theo các sản phẩm khác, tránh tổn thất.
- Giúp tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm các mã hàng và muốn biết số lượng chi tiết từng mã hàng vì đã có số liệu nhập, xuất và lưu kho. Tác phong làm việc của nhân viên kho cũng nhanh nhẹn và chuẩn xác hơn, tạo thêm uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho khi nhìn vào số liệu quản lý sẽ có kế hoạch cụ thể cho việc nhập, xuất hàng hóa, tránh trường hợp nhập hàng không hợp lúc xuất hàng phải chi thêm một khoản phí lưu kho tạm.
3. Hướng dẫn quy trình quản lý kho hiệu quả
Để một lượng thông tin lớn từ kho được lưu trữ hợp lý, đảm bảo hiệu suất kinh doanh cần có quy trình quản lý kho bán lẻ hiệu quả với 7 bước sau:
Bước 1: Nhập kho
Đây là bước quan trọng để quản lý chính xác lượng hàng tồn kho. Khi một lô hàng được nhập vào kho, bạn cần nhập các thông tin thời điểm, số lượng, chi tiết sản phẩm, phân loại lên hệ thống. Tất cả đều phải thể hiện thật chính xác, tỉ mỉ.
Quy trình này sẽ bao gồm kiểm đếm từng sản phẩm, chỉ những sản phẩm nào đảm bảo tất cả tiêu chí bao bì, chất lượng mới được nhập kho. Để thuận tiện cho việc kiểm tra bạn có thể thương lượng trước với nhà cung cấp về quy cách đóng gói như số lượng sản phẩm trong một thùng, vị trí nhãn dán thông tin hàng hóa nếu có phân loại,…
Sau khi kiểm đếm, lưu thông tin trên hệ thống thì bạn sẽ tiến hành đối chiếu với phiếu xuất hàng từ đối tác, nếu đúng sẽ ký xác nhận và giao lại một bản cho đối tác, bản còn lại lưu chứng từ.
Bước 2: Lưu kho
Sau khi lưu các thông tin nhập kho sẽ đến bước lưu kho. Bạn sẽ điều phối, sắp xếp hàng hóa vào kho theo các phân loại đã định sẵn để thuận tiện cho việc tìm kiếm hàng và xuất kho.
Sắp xếp kho để tận dụng tối đa không gian cũng là một bài toán khó cho những người mới bắt đầu. Bạn nên để hàng hóa theo khu vực riêng và có bảng tên để phân loại từng mặt hàng, phân loại và có thể thiết kế những tủ, kệ phù hợp với mặt hàng lưu kho cho dễ quản lý hơn.
Bước 3: Nhặt hàng
Đây là bước nhân viên kho sẽ tìm kiếm hàng hóa để soạn đơn cho khách hàng. Công việc này thường chiếm 60% tổng thời gian làm việc mỗi ngày của nhân viên kho. Bước 3 này được thực hiện suôn sẻ nếu như bước nhập hàng lưu trữ đầy đủ thông tin về mã hàng và bước lưu kho sắp xếp hàng hợp lý.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Đây là bước bạn tổng hợp tất cả sản phẩm đã nhặt được đóng gói vào các đơn hàng cụ thể. Mỗi công việc tại kho đều cần tính tỉ mỉ, cẩn thận và việc đóng gói cũng thể, bạn phải sắp xếp các sản phẩm theo đúng yêu cầu của đơn hàng. Tùy vào loại hình sản phẩm mà sẽ có những cách đóng gói khác nhau, tuy nhiên mục đích chung là giữ cho hàng hóa bên trong nguyên vẹn đến tay người tiêu dùng và tối ưu khối lượng món hàng để giảm chi phí vận chuyển.
Bước 5: Hoàn hàng
Đây là bước phát sinh và không mong muốn, khi đơn hàng có vấn đề từ khách hàng, shipper hoặc từ chính cửa hàng của bạn, đơn hàng sẽ được hoàn về, bạn kiểm tra dựa trên một số tiêu chí sau:
- Hàng được hoàn về cần được đính kèm lý do và theo đúng chính sách hoàn trả hàng đã nêu trước đó, trường hợp do khách không nhận hàng thì hàng hoàn về phải đảm bảo nguyên vẹn.
- Tùy theo trường hợp cụ thể mà sản phẩm hoàn sẽ có những hướng xử lý khác nhau: nhập kho lại, tái chế, tiêu hủy, trả cho nhà sản xuất,..với mỗi hình thức bạn đều phải nhập thông tin lên hệ thống cho khớp với số lượng kiểm kê thực tế.
Bước 6: Kiểm kê hàng
Đây là hoạt động mỗi ngày, tuần, tháng, quý tùy theo quy định của doanh nghiệp. Tuy nhiên tần suất kiểm kho càng nhiều và ổn định thì các thông tin lưu trữ càng chính xác và hạn chế xảy ra những vấn đề phát sinh như mất hàng, hỏng hàng do bảo quản không tốt,…
Bước 7: Thống kê báo cáo
Sau mỗi tháng, quý, năm nhân viên kho hoặc chủ doanh nghiệp sẽ lập một báo cáo thống kê để có cái nhìn tổng quan về việc vận hàng kho thông qua những con số cụ thể, để đưa ra kế hoạch cụ thể cho việc nhập, xuất, lưu, xả hàng hóa.
- Sổ kho: ghi chép thông tin nhập, xuất, tồn kho.
- Báo cáo hàng vượt định mức quy định: có thể báo cáo khi lượng hàng hóa của một mã sản phẩm nào đó vượt mức quy định nhập kho hoặc vượt mức quy định xuất kho.
- Báo cáo kiểm hàng: ghi chép các hàng hóa hư hỏng, thiếu hụt, hàng hoàn,…để quản lý thất thoát.
Tuy nhiên hiện nay đa số các doanh nghiệp đều lưu trữ và tích hợp xử lý thông tin trên các ứng dụng quản lý kho vì tính chính xác, chi tiết và tiết kiệm thời gian, không gian lưu trữ so với sổ sách truyền thống.
Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm quản lý kho cho doanh nghiệp
4. Những lưu ý khi quản lý kho
- Ứng dụng những nguyên tắc khi quản lý kho để cải tiến năng suất và chất lượng công việc:
-
- Quản lý kho theo quy tắc 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng)
- Nguyên tắc FIFO – nhập trước xuất trước
- Nguyên tắc LIFO – nhập sau xuất trước
- Nguyên tắc FEFO – hàng hết hạn xuất trước
- Thiết kế mã QR code để quản lý kho nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn
- Thường xuyên kiểm tra nghiệp vụ nhân viên kho để tránh sai sót mỗi lần nhập liệu lên hệ thống và gây tắc nghẽn hoạt động.
- Đảm bảo quy định về PCCC và kiểm tra an toàn kho: Các công tác kiểm tra PCCC, cơ sở hạ tầng, độ ẩm,… phải được thực hiện thường xuyên và đúng kế hoạch, đúng tiêu chuẩn để đảm bảo an toàn cho nhân viên, tránh rủi ro về hỏng hàng hóa.
Quản lý kho là bước quan trọng trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp vì thế nên tổ chức một quy trình chặt chẽ, cụ thể và chính xác cho các hoạt động tại kho để tối ưu hiệu suất kinh doanh. Chúc bạn thành công!
Có thể bạn quan tâm: