Mẫu Thư Cảm Ơn Khách Hàng Cho Mọi Ngành Nghề 2023
Thư cảm ơn khách hàng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động kinh doanh và dịch vụ khách hàng của mỗi doanh nghiệp. Đây được xem là một công cụ Marketing hữu hiệu giúp doanh nghiệp giới thiệu và quảng bá hình ảnh sản phẩm với khách hàng. Đồng thời, nó cũng là nơi để trao gửi những lời tri ân, kính trọng khách hàng khi đã tin tưởng và lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Bài viết sau đây Droppii sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về hiệu quả mà nó đem đến.
1. Thư cảm ơn khách hàng là gì?
Thư cảm ơn là loại văn bản để truyền đạt và bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc, sự yêu mến, kính trọng đối với khách hàng, cho dù đó có thể là một cá nhân, một tập thể hay một cộng đồng rộng lớn nào đó. Thư cảm ơn khách hàng ngắn gọn không những giúp bạn dễ dàng bày tỏ tấm lòng của bản thân, gây thiện cảm, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với người khác mà còn thể hiện được lối ứng xử văn minh, khéo léo và lịch sử của bạn.
Nội dung của thư cảm ơn sẽ được trình bày khác nhau tuỳ theo mục đích sử dụng. Dưới đây là một số trường hợp thường sử dụng thư cảm ơn:
- Thư cảm ơn khách hàng
- Thư cảm ơn khi sử dụng/mua bán hàng hoá, dịch vụ
- Thư cảm ơn đối tác
2. Có nên gửi thư cảm ơn khách hàng?
Câu trả lời chắc chắn là nên, bởi một bức thư cảm ơn khách hàng sẽ xây dựng một hình ảnh doanh nghiệp uy tín, chất lượng trong kinh doanh.
Thể hiện sự tôn trọng
Cảm giác được tôn trọng, được yêu quý là điều mà bất kì một ai cũng luôn mong đợi. Chỉ với đôi câu trong văn bản, bạn đã có thể xây dựng một hình ảnh đầy vẻ lịch sự và sang trọng trong mắt đối tác, khách hàng. Đối với doanh nghiệp, điều này sẽ có khả năng làm gia tăng mức độ uy tín và tính hiệu quả của hoạt động chăm sóc khách hàng.
Là công cụ PR tuyệt vời
Một công dụng hữu hiệu khác của một lá thư cảm ơn lại nằm ở chỗ nó sẽ trở thành một công cụ PR hữu hiệu. Đối với khách hàng, thư cảm ơn là một lời tri ân mà doanh nghiệp bạn có thể gửi tặng họ vì đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ. .. Từ đó thương hiệu của công ty ngày càng được nhân rộng và khách hàng biết tới thì doanh nghiệp sẽ chiếm lĩnh được thị phần mà không phải mất thêm nhiều chi phí để quảng cáo. Đối với một ứng viên, thư cảm ơn đóng vai trò như một hình thức Marketing cho doanh nghiệp của bạn.
Thiệp xin lỗi khách hàng cũng là một công cụ PR hợp lý
Dễ dàng xử lý vấn đề phát sinh khi có sự việc xảy ra
Cuối cùng với lòng đồng cảm vốn đã được xây dựng từ những dòng thư tay giàu tình cảm, nên khi có bất kì một sai sót không mong muốn nào đó diễn ra bạn cũng có thể nhanh chóng giải quyết. Chẳng hạn như trong quá trình giao hàng liệu bạn có vô ý lấy nhầm đồ của khách. Lúc này, nếu có mang theo đồ của khách hàng chắc chắn họ sẽ nghĩ bạn là người bán hàng chuyên nghiệp vì đây hoàn toàn là sự cố ngoài mong muốn. Từ đó 2 bên sẽ nói chuyện để giải quyết sự việc một cách tốt hơn và nếu sai sót quá nhỏ thì họ có thể bỏ qua ngay cho bạn.
3. Lưu ý khi viết thư cảm ơn khách hàng
Tránh nội dung mang tính chung chung
Thư cảm ơn khách hàng chỉ có thể phát huy hết hiệu quả nếu nội dung được rõ ràng. Một nội dung được trình bày sơ sài sẽ rất dễ gây ra sự phản cảm và thậm chí là ảnh hưởng xấu đến tâm trạng của khách hàng. Vì thế, điều quan trọng là thông điệp của bạn cần cô đọng, súc tích và tập trung vào nội dung chính mới đem lại hiệu quả cao nhất. Đừng quên dùng tên khách hàng nhằm tập trung vào cách bạn đang truyền tải thông tin tới họ.
Chọn thời điểm phù hợp
Khách hàng cần phải có thời gian để tận hưởng sản phẩm, dịch vụ vì vậy đừng vội vã gửi thư. Đây cũng là một sai lầm phổ biến mà các nhà hàng, khách sạn hiện nay hay mắc phải một sai lầm phổ biến khi họ quá tập trung cho việc gửi thư mà không quan tâm tới thời điểm cần thiết. Một lá thư đúng thời điểm nhất chính là khi khách hàng vừa mới kết thúc trải nghiệm, thường là trong vòng 24 giờ sau khi hành trình đã kết thúc.
Không mắc lỗi chính tả
Bởi tính chất tương đối formal của một lá thư gửi khách hàng, do vậy tốt hơn hết bạn cần có sự chuẩn xác về mặt ngôn từ, đặc biệt là ngữ pháp. Một lá thư cảm ơn chỉn chu phần nào đó thể hiện lòng trân trọng của người viết. Những sai lầm nhỏ này có khả năng gây cảm giác bực bội và để lại nhiều ấn tượng không tốt với đơn vị.
Không nên sử dụng mẫu có sẵn
Lời cảm ơn nên bắt nguồn từ tấm lòng trân trọng, mong muốn gửi đến người nhận của bạn. Hành động copy y bộ những lời lẽ đạo văn hoặc sao chép nguyên bản từ các bức thư trên Internet, sẽ cho thấy tính lười nhác, không sáng tạo của đơn vị, doanh nghiệp đó là một điều cấm kỵ. Thư cảm ơn cần thể hiện tính độc đáo, bản sắc riêng của doanh nghiệp để tạo ấn tượng với khách hàng.
Xem thêm: 5 cách tận dụng feedback khách hàng để tăng doanh thu
4. Mẫu thư cảm ơn khách hàng
Xin chào [tên khách hàng],
Cảm ơn bạn vì đã cho [tên bạn hoặc công ty] giúp đỡ bạn thực hiện [mục tiêu của khách hàng]. Chúng tôi xin chúc mừng bạn đã trở thành một người đồng hành và gia nhập cộng đồng khách hàng của [tên công ty].
Sự trung thành và những phản hồi quý giá của bạn sẽ là động lực để chúng tôi tiếp tục phát triển và cải tiến [sản phẩm hoặc dịch vụ]. Bởi vậy, chúng tôi vô cùng trân trọng bạn.
Cảm ơn bạn vì đã lựa chọn chúng tôi. Chúc bạn thật nhiều sức khỏe và thành công.
Trân trọng,
[Công ty/tên]
Trên đây là những lưu ý cũng như mẫu thư cảm ơn khách hàng mà bạn có thể áp dụng, dù là trong lĩnh vực nào. Chúc bạn sẽ áp dụng thành công với công việc của mình.
Có thể bạn quan tâm:
