PO (Purchase Order) Là Gì? Làm Thế Nào Để Quản Lý PO Hiệu Quả

Viết bởi admin droppii - 10/12/2022
làm thế nào để quản lý po hiệu quả

Khi làm kinh doanh, chắc chắn bạn đã quá quen thuộc với thuật ngữ PO trong các hoạt động mua bán và tồn kho. Nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về thuật ngữ này. Hôm nay Droppii.com sẽ cùng bạn tìm hiểu thêm về PO và quy trình quản lý PO hiệu quả nhé.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order), là một chứng từ có tính chất pháp lý được tạo ra để diễn giải quá trình mua bán giữa người bán và người mua. Trong đó bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như địa chỉ người nhận, người mua, tên và số lượng hàng hóa, chi tiết thanh toán và quy trình giao hàng. Người mua sẽ kiểm tra và thanh toán theo điều khoản, còn người bán có nhiệm vụ giao hàng đầy đủ và đúng thời gian quy định.

Quản lý PO (quản lý đơn hàng) là quá trình thiết lập, lưu trữ những đơn hàng và phân loại theo các đối tác bán hàng khác nhau. Trước đây doanh nghiệp thường quản lý đơn hàng thông qua sử dụng email và bảng tính, tuy nhiên quy trình phức tạp và dễ xảy ra lỗi, dẫn đến sự trì trệ trong hoạt động kinh doanh vì thế hiện nay các doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hiệu quả và chính xác.

purchase order
PO – Purchase Order

2. Nội dung cần có của một PO

Một PO cần có đầy đủ các thông tin để đảm bảo tính minh bạch của một PO, cụ thể:

donghanh banner l
  • Ngày tháng lập PO: ngày tháng lập PO sẽ là căn cứ để bên mua và bên bán tiến hành các bước tiếp theo như giao hàng, thanh toán xuất hóa đơn.
  • Địa chỉ, thông tin liên lạc của PO: Bên bán, bên mua có nhiệm vụ cung cấp, cập nhật thông tin liên lạc, địa chỉ chính xác nhất để quy trình mua bán được thuận tiện.
  • Người lập PO: Đây sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho tất cả thông tin có trong PO, bao gồm tên sản phẩm, đơn giá, chiết khấu, các điều khoản như đã thỏa thuận.
  • Tên, mô tả, số lượng sản phẩm, đơn giá, thành tiền, mức chiết khấu (nếu có): Tùy vào thời điểm lập PO, đơn giá và mức chiết khấu có thể thay đổi.
  • Điều khoản thanh toán, kiểm đếm, giao hàng: Các điều khoản này sẽ được thỏa thuận và thống nhất giữa hai bên và sẽ khác nhau tùy vào đối tác và số lượng đặt hàng.
  • Chữ ký người mua và người bán
purchase order
PO cần có những thông tin liên hệ của người mua và người bán

3. So sánh Invoice (hóa đơn) và PO

Invoice (hóa đơn) và PO đều thể hiện các thông tin cần có của một đơn hàng nên tạo nên nhầm lẫn cho nhiều người. Tuy nhiên hóa đơn là một biên bản ghi nhận thông tin thực tế sau khi giao hàng của PO và là cam kết thanh toán hoàn chỉnh của người mua và người bán. Ví dụ PO xuất đi 200 sản phẩm với tổng giá trị thanh toán là 100 triệu đồng, tuy nhiên khi bên mua kiểm đếm chỉ nhận được 180 sản phẩm với tổng giá trị 75 triệu đồng, và người mua không yêu cầu nhận thêm hàng đợt 2 thì hóa đơn sẽ được người bán gửi đến người mua với đúng thông tin giao hàng 180 sản phẩm và giá trị thanh toán 75 triệu đồng.

4. Quy trình sử dụng PO

Quy trình sử dụng PO của doanh nghiệp thường có những bước sau đây:

  • Bên mua gửi đơn đặt hàng gồm thông tin chi tiết địa chỉ, tên công ty, tên và số lượng sản phẩm.
  • Người bán xem xét PO và kiểm tra hàng hóa, dịch vụ có đủ để đáp ứng nhu cầu đơn hàng hay không, giá có đúng như thỏa thuận ban đầu hay không.
  • Bên bán phê duyệt đơn hàng, tiến hành soạn và giao hàng theo thỏa thuận.
  • Bên mua nhận hàng, kiểm tra so sánh với PO, nếu đủ sẽ ký nhận và mỗi bên giữ một bản.
  • Bộ phận kế toán sẽ thông báo và gửi hóa đơn cho bên mua theo đúng biên bản ký nhận.
  • Công ty lưu trữ PO, hóa đơn để tiến hành làm báo cáo kinh doanh.
purchase order
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quán lý PO hiệu quả

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

PO là một trong những chứng từ quan trọng của doanh nghiệp vì vậy cần có quy trình quản lý hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh theo các tips sau:

  • Tối ưu hóa từng khâu làm việc: Khi 1 PO hoạt động, sẽ luân chuyển nhiều phòng ban như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng quản lý kho, nếu tối ưu hóa từng khâu ở mỗi phòng ban, quy trình sẽ tiện lợi và hiệu quả hơn.
  • Hướng dẫn cụ thể: Với mỗi khâu cần có hướng dẫn cụ thể để thống nhất quy trình và mọi việc diễn ra suôn sẻ.
  • Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ PO, kiểm soát và quản lý các vấn đề tồn kho, giá, chương trình khuyến mãi,…
  • Quản lý hồ sơ hiệu quả: Các PO cần được lưu trữ và sắp xếp một cách khoa học, cẩn thận để giúp ích cho việc báo cáo, tránh nhầm lẫn, thất thoát và đảm bảo sự bảo mật.

Quản lý và kiểm soát các PO bán hàng là việc đòi hỏi sự cẩn thận và kỹ năng quản lý vì mỗi PO đều cần kiểm tra đầy đủ các thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá tùy theo đối tác và chương trình khuyến mãi. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý PO.

Có thể bạn quan tâm:

Trở thành đối tác kinh doanh
với Droppii