Những Điều Cần Biết Khi Khai Trương Cửa Hàng

Viết bởi admin droppii - 02/05/2023
khai trương cửa hàng

Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì? Đây là một câu hỏi được crất nhiều người quan tâm. Để biết rõ hơn khi khai trương cửa hàng cần những gì, hãy cùng Droppii tham khảo ngay những kinh nghiệm được tổng hợp dưới đây nhé.

1. Xem ngày khai trương cửa hàng

Việc lựa chọn ngày cho buổi khai trương cửa hàng rất quan trọng, dù bạn có tổ chức sự kiện khai trương với quy mô lớn hay nhỏ, thì cũng cần chọn một ngày làm việc chính xác. Ngày khai trương cửa hàng được chọn phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Có thể ngày này tốt với người này nhưng lại rất xấu với người khác, vì vậy không thể cố định một ngày cho nhiều người để tổ chức khai trương.

khai trương cửa hàng

Nếu bạn chuẩn bị khai trương cửa hàng, hãy lựa chọn ngày tốt tùy thuộc vào năm tuổi. Ngoài ra, bạn có thể kết hợp chọn ngày khai trương thông qua những ngày Hoàng Đạo trong tháng, năm.

donghanh banner l

Không nên lựa chọn những ngày được cho là ngày Hắc Đạo, trong năm có những ngày Hắc Đạo xấu nên tránh. Dựa vào những ngày tốt và ngày xấu trong năm, từ đó chúng ta dễ dàng lựa chọn được một ngày khai trương cửa hàng hồng phát. Vậy nên, bước đầu tiên nên làm là xác định được rõ thời gian sẽ tổ chức sự kiện.

2. Thủ tục khai trương cửa hàng

Khi khai trương cửa hàng có từ 3 người trở lên, được tổ chức ngoài trời, có sự tham dự cửa ca sĩ biểu diễn cần phải được cấp giấy phép của Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, và có sự đồng ý của các chính quyền ban ngành. Vậy nên, đối với những buổi khai trương cửa hàng quy mô lớn cần phải có giấy xin phép với thời gian ít nhất trước 30 ngày để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh.

khai trương cửa hàng

Dưới đây là các loại giấy tờ cần thiết để xin phép để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, mà mỗi đơn vị tổ chức sự kiện cần có bao gồm:

  • Đơn xin cấp phép tổ chức khai trương cửa hàng
  • Bản sao in Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • Bản sao in hợp đồng tổ chức sự kiện với khách hàng
  • Giấy ủy quyền của khách hàng dành cho công ty tổ chức xin phép
  • Nếu buổi khai trương có các tiết mục ca nhạc, cần phải có giấy xác nhận đã thực hiện đóng tiền tác quyền
  • Hợp đồng ký với chủ địa điểm và bản nội dung chương trình
  • Nếu kịch bản khai trương có chương trình rút thăm trúng thưởng, thì phải có giấy xin phép của Sở Công Thương
  • Chương trình khai trương có bán vé hay không cũng cần phải nộp kèm maket vé bán
  • Nếu có nghệ sĩ nước ngoài đến biểu diễn, cần phải nộp kèm theo hồ sơ passport của nghệ sĩ đó
  • Tất cả các loại giấy tờ đăng ký phải có dấu giáp lai và phải ghi chú là có Nộp lưu chiếu.

Nếu lễ khai trương tại nhiều tỉnh thành khác nhau, thì bạn phải nộp giấy xin phép tại một tỉnh. Sau khi được cấp phép, nộp giấy xin phép đó cho các tỉnh còn lại. Bên cạnh việc xin giấy phép, bạn cần báo cáo với chính quyền địa phương nơi đó để tránh trường hợp gây mất trật tự an ninh, đường phố.

3. Chuẩn bị mâm cúng khai trương cửa hàng

Mâm cúng khai trương cửa hàng cần có những gì?

  • Một con heo sữa hoặc con gà, có thể chọn một khoanh giò: Gà nên chọn loại gà trống, bó gà đẹp không để lệch hướng, gà không nên luộc thịt chín quá, giò gà chỉ nhúng qua nước không được luộc quá chín. Heo sữa có thể để quay nguyên con.
  • Chuẩn bị bánh chưng hoặc đĩa xôi: Nên chọn loại xôi đỗ xanh, xôi gấc để đem lại nhiều may mắn, đỗ đạt.
  • Chuẩn bị đĩa muối gạo: chọn loại gạo tẻ, không nên chọn gạo nếp. Muối nên chọn loại muối hạt.
  • Chuẩn bị một bát nước
  • Nửa lít rượu trắng, lạng chè và bao thuốc lá.
  • Một bộ quần áo quan của thần linh, mũ, hia tất cả đều màu đỏ, kiếm trắng
  • Chuẩn bị một bộ đinh vàng hoa
  • Năm lễ vàng tiền
  • Năm cái oản đỏ
  • Chuẩn bị năm lá trầu và năm quả cau: tất cả phải được rửa sạch, lá cau ngắt bỏ đi phần cuống. Quả cau cắt tỉa đẹp.
  • Năm loại hoa quả: Tùy theo phong tục của từng vùng miền để lựa chọn. Có thể kết hợp thêm quả chuối cùng với những loại trái cây khác.
  • Chuẩn bị chín bông hoa hồng đỏ: Chọn hoa hồng vừa nở tới, không nên chọn hoa còn nụ, không chọn hoa bị héo úa hay rụng cánh.

khai trương cửa hàng

4. Lập danh sách khách mời khai trương cửa hàng

Cần xác định rõ danh sách khách mời đến tham dự buổi khai trương cửa hàng. Có thể là bạn, người quen nhưng khách mời chính là mấu chốt giúp tạo mối quan hệ rộng rãi hơn, giúp việc làm ăn kinh doanh của bạn có hiệu quả về lâu dài. Bên cạnh đó, số lượng khách mời dự còn liên quan đến việc đặt tiệc chiêu đãi, tránh trường hợp bị thiếu hoặc thừa. Đối tượng khách hàng được ưu tiên bào gồm:

  • Người thân ở trong gia đình
  • Các đối tác làm ăn quan trọng
  • Bạn bè
  • Khách hàng thân thiết
  • Phóng viên, Nhà báo

khai trương cửa hàng

Sau khi đã có được danh sách khách mời, bạn nên đặt in thiệp mời. Trên thiệp mời cần in rõ thông tin như logo, tên của cửa hàng. Ngoài ra, cần ghi chính xác thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức khai trương để khách mời họ nắm rõ được mọi thông tin cần thiết về sự kiện khai trương cửa hàng. Nên gửi thiệp mời trước một tuần để khách mời có thể sắp xếp được thời gian tham dự.

5. Xây dựng kịch bản khai trương cửa hàng

Với việc xây dựng kịch bản cho buổi tiệc khai trương cửa hàng, bạn phải chủ động liên kết với tất cả các bộ phận thực hiện sự kiện. Nếu như bạn không có kinh nghiệm trong việc xây dựng kịch bản hoặc tổ chức sự kiện, có thể liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện để lên kịch bản khai trương, tuy nhiên mức chi phí bỏ ra sẽ lớn hơn rất nhiều.

khai trương cửa hàng

6. Sắp xếp nhân sự cho buổi khai trương

Việc sắp xếp nhân sự hợp lý sẽ giúp cho buổi khai trương cửa hàng được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. Thời gian buổi khai trương chỉ diễn ra trong một khoảng ngắn, nhưng có rất nhiều vị trí cần bố trí nhân sự, bạn nên chú ý vào những vị trí nhân sự như sau:

  • Vị trí nhân sự đón khách hàng
  • Vị trí nhân sự cắt băng khai trương
  • Vị trí nhân viên bán hàng
  • Vị trí nhân sự tổ chức trò chơi bốc thăm trúng thưởng

7. Lập kế hoạch chi phí cho buổi khai trương

Lập kế hoạch dự trù kinh phí cho buổi khai trương cửa hàng rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến khoản chi phí ban đầu. Nếu như khoản này chi phí khai trương quá lớn sẽ làm mất cân đối thu chi và việc thu lại khoản lợi nhuận trong tương lại là rất khó. Khi khai trương cửa hàng, chúng ta cần lập kế hoạch chi phí cho những khoản như sau:

  • Chi phí để trang trí cửa hàng
  • Chi phí in ấn thiệp mời
  • Tiền thuê đội lân sư rồng, vũ đoàn, PG, MC, ca sỹ
  • Chi phí tiệc đãi khách
  • Chi phí chụp ảnh buổi khai trương cửa hàng
  • Chi phí thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng
  • Các chi phí phát sinh khác

8. Trang trí cửa hàng chuẩn bị khai trương

Chuẩn bị trang trí khi khai trương cửa hàng rất quan trọng để tạo điểm nhấn và là dấu hiệu để nhận biết một cửa hàng đang tổ chức sự kiện khai trương. Để cửa hàng của bạn được nổi bật trong ngày khai trương, bạn nên trang trí từ cổng ra vào cho đến bên trong không gian cửa hàng.

khai trương cửa hàng

Một số lưu ý khi trang trí cửa hàng khai trương đó chính là tạo nên sự lung linh, hoành tráng nhưng không làm rối mắt khách mời. Vì vậy, bạn chỉ nên chọn hai đến ba màu sắc chủ đạo. Ngoài ra, ánh sáng của buổi khai trương không nên chỉnh quá sáng khiến khách mời bị khó chịu. Bên trong cửa hàng nên có lối đi rộng rãi để khách hàng có thể tham quan mua sắm. Rượu và các món ăn ngọt nên đặt tại vị trí dễ thấy.

9. Kế hoạch truyền thông khai trương cửa hàng

Ngày khai trương là cơ hội mà sản phẩm được tung ra thị trường nhiều nhất. Vậy nên, hãy thực hiện các chiến lược marketing phù hợp nhất trong ngày này.

Trước đó, bạn có thể sử dụng mạng xã hội để quảng cáo hình ảnh và thương hiệu đến với khách hàng. Xây dựng fanpage cho cửa hàng, đăng tải hình ảnh các sản phẩm, các dịch vụ hiện có tại cửa hàng, và đưa ra các chương trình ưu đãi hấp dẫn để mọi người biết đến.

Phát tờ rơi chính là một cách thức quảng bá hiệu quả. Sử dụng những hình ảnh và từ ngữ thu hút giúp khách hàng biết được chính xác thời gian ngày giờ khai trương, cũng như các hoạt động mua sắm diễn ra tại cửa hàng vào ngày khai trương.

Vào ngày khai trương cửa hàng, bạn có thể sử dụng các chiến dịch bán hàng như giảm giá 30% – 50%, mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1 hoặc tặng voucher giảm giá khi hóa đơn đạt đến số tiền tối thiểu. Cho khách hàng dùng thử, trải nghiệm sản phẩm tại cửa hàng để giúp khách hàng nhận thấy dược hiệu quả của việc sử dụng sản phẩm, từ đó giới thiệu rộng rãi sản phẩm, dịch vụ đến với bạn bè và người thân nhiều hơn.

10. Chạy chương trình trước ngày khai trương

Trước ngày diễn ra sự kiện khai trương cửa hàng, tất cả nội dung chương trình phải được chuẩn bị xong từ việc trang trí, lắp đặt hệ thống âm thanh – ánh sáng, đến việc bố trí nhân sự,… Sau đó bạn phải chạy thử demo chương trình khai trương để nắm bắt được thời gian cũng như phát sinh những sai sót trong khâu chuẩn bị, từ đó đưa ra cách khắc phục sớm nhất.

khai trương cửa hàng

Ngoài ra, bạn cần phải liên hệ và nhắc nhở những bộ phận chuyên trách văn nghệ, ăn uống, quà tặng, và thực hiện kiểm tra sắp xếp lại những vật dụng chưa được bố trí hợp lý.

Khai trương cửa hàng là một sự kiện rất quan trọng giúp việc tạo nền tảng và hình ảnh cho doanh nghiệp, cửa hàng trong tương lai. Vậy nên, bạn cần chuẩn bị thật chu đáo để ngày khai trương được diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh việc chuẩn bị, không quên bám sát khoản chi phí để cân đối thu chi một cách hợp lý nhất. Hy vọng, qua bài viết trên có thể giúp bạn nắm bắt đầy đủ thông tin để tổ chức một buổi lễ khai trương cửa hàng thành công nhất.

Có thể bạn quan tâm:

Trở thành đối tác kinh doanh
với Droppii