Quản lý quán cafe hiệu quả như thế nào?  

Cà phê là thức uống được yêu thích hàng đầu ở Việt Nam và các quán cafe đã trở thành nơi học tập, làm việc hay giao lưu gặp mặt của mỗi người. Mở quán cafe là một ý hay nếu bạn muốn kinh doanh tuy nhiên đừng quên chuẩn bị cho mình phương pháp quản lý quán cafe hiệu quả nhé. 

1. Quản lý quán cafe cần làm gì?

1.1. Quản lý tài chính 

Quản lý thu chi cực rất cần thiết trong quá trình kinh doanh quán cafe. Đây là vấn đề mất khá nhiều thời gian để kiểm kê và kiểm soát. Đối với các quán cafe nhỏ thì bạn sẽ là người phải thực hiện kiểm toán thu chi. Còn đối với mô hình quán rộng và có nhiều chi nhánh bạn sẽ cần sự hỗ trợ của nhân viên tại cơ sở. Việc này cũng gây nên những trở ngại khác như sai số. 

Điều quan trọng nhất đối với việc quản lý thu – chi chính là bạn phải theo dõi TẤT CẢ các khoản thu, chi được ghi lại đầy đủ và lưu giữ cẩn thận. 

Việc thất thoát là không tránh khỏi nhưng bạn phải xác định nguồn tiền thất thoát từ giao dịch nào, do ai. Cần quản lý chặt nhưng bạn cũng có thể giao việc cho nhân viên (Không ôm đồm hết mọi việc) chỉ cần nắm vững nguyên tắc: biết rõ là những giao dịch nào, ai thanh toán, hoá đơn lưu, . .. 

Song song với đó bạn phải phòng ngừa những nguyên nhân chủ quan như: nhân viên không trung thực, lấy tiền của khách hàng rồi không trả lại, tính thiếu hoặc nhầm tiền trong khi giao dịch. 

1.2. Quản lý nhân viên 

Quản lý nhân viên quán cafe tốt là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc kinh doanh quán cafe hiệu quả. Những nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp, chăm sóc và hỗ trợ khách hàng mỗi ngày. Chính vì vậy bạn phải quản lí nhân viên và đào tạo nhân viên một cách kĩ lưỡng, chi tiết thường xuyên bởi vì nhân viên sẽ là những người truyền tải mọi giá trị của thương hiệu. 

Trong quán cà phê cần có các vị trí khác nhau, một vị trí sẽ có nhiệm vụ thực hiện những chức năng và vai trò khác nhau. Người quản lý nhân viên phải nhận thức rõ tầm quan trọng và nhiệm vụ của từng vị trí từ đó sẽ có sự sắp xếp và phân bổ công việc một cách hợp lí. Việc phân công nhân viên phù hợp sẽ giúp quán vận hành ổn định và cung cấp dịch vụ tốt nhất đến khách hàng của mình. 

1.3. Quản lý kho hàng

Quản lý kho là công việc mất thời gian và dễ gặp sự cố nhất, đặc biệt là những nguyên liệu nhiều khi không thể tính theo số lượng. Người quản lý phải luôn sát và theo dõi, vì khi thiếu nguyên liệu sẽ làm ảnh hưởng đến việc lên đơn hay pha chế. Như vậy sẽ không đáp ứng được yêu cầu mở cửa tiệm. 

Trong khâu nhập – xuất nguyên liệu hàng ngày cũng là việc chúng ta khó kiểm soát và hay gây nên thất thoát nhất, đặc biệt là với những bạn mới bắt đầu và không có phương pháp quản lý quán cafe hữu hiệu. Có khá nhiều vấn đề trong việc quản lý cafe – quản lý nguyên vật liệu mà bạn nên chú ý.

Ngoài ra, số lượng nhập các nguyên vật liệu hàng ngày cũng phải được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ, minh bạch, tránh tình trạng giữa quản lý kho và bên cung ứng thông đồng với nhau để khai khống số lượng nguyên liệu nhập mỗi ngày nhằm chiếm đoạt tiền. 

1.4. Quản lý cơ sở vật chất 

Cơ sở vật chất quán cafe được chia ra thành hai phần chính đó là các thiết bị phục vụ pha chế, trang thiết bị phục vụ khách hàng và các thiết bị khác 

• Thiết bị phục vụ pha chế bao gồm các máy xay cafe, máy pha cà phê và máy pha sinh tố, cùng với một số máy móc khác. Người quản lý phải nắm vững menu của quán từ đó để đầu tư những trang thiết bị phục vụ các nhân viên phù hợp.

Bên cạnh đó, người quản lý quán cà phê cũng cần nắm bắt nhu cầu để nâng cấp hoặc thay thế những thiết bị này phù hợp với menu và số lượng khách hàng của quán. 

• Trang thiết bị chăm sóc khách hàng bao gồm bàn, ghế, máy lạnh, wifi và nhiều vật dụng khác. Để quán làm việc hiệu quả, bạn phải đảm bảo rằng mọi thiết bị hoạt động ổn định và vận hành thông suốt giúp nhân viên có thể cung cấp những dịch vụ tốt nhất đến khách hàng.

Đồng thời nên chuẩn bị thêm bàn ghế dự phòng trong trường hợp khách hàng đông vào giờ cao điểm hoặc trường hợp thay mới những vật dụng đã hỏng trong quá trình làm việc. 

• Thiết bị hỗ trợ cho nhân viên thanh toán: những thiết bị gồm có, máy in hoá đơn, phần mềm quản lý tiệm cafe và nhiều sản phẩm khác. Những sản phẩm trên sẽ cung cấp cho bạn cách quản trị cửa hàng đơn giản, nhanh và an toàn. 

1.5. Điều hành công việc chung 

Nếu bạn đang hỏi quản lý quán cafe cần làm những gì? thì công việc tiếp theo của họ đó sẽ là điều hành hoạt động kinh doanh tại quán. Bao gồm: 

• Tổ chức họp đầu ca, việc triển khai và truyền đạt nhiệm vụ thông tin phải thực hiện mỗi ngày đến các nhân viên theo vị trí. 
• Phân công nhiệm vụ cho nhân viên theo vị trí tương ứng. 
• Hỗ trợ nhân viên hoặc điều động nhân viên trong giờ cao điểm. 
• Lên chiến lược và kế hoạch hoạt động theo tuần, tháng, quý, năm. 
• Phối hợp giữa các bộ phận để thực hiện hoàn thành nhiệm vụ và chỉ tiêu đã đặt ra.

2. Kinh nghiệm quản lý quán cafe 

Trong bất cứ một mô hình kinh doanh nào thì khách hàng đều được xếp ở vị trí ưu tiên nhất. Một tiệm cafe cho dù có thiết kế đẹp mắt, sang trọng và đẳng cấp cỡ nào mà không có số lượng khách hàng ổn định sẽ rất khó để tồn tại dài lâu. Chính vì vậy, khôn ngoan trong việc kinh doanh quán cafe luôn tồn tại tiêu chí lấy khách hàng làm trọng tâm lên trên hết. 

Ví dụ, với quán cà phê có nhóm đối tượng khách là những bạn trẻ làm mục tiêu thì nên chú ý đến trang trí quán theo hướng tối giản, hiện đại nhưng không mất đi vẻ tinh tế. Bên cạnh đó nhiều màu sắc giúp không gian quán trở nên sinh động, bắt mắt và hấp dẫn khách hàng. Không gian đẹp và hấp dẫn là những tiêu chí từ đâu làm nên sự thành công của quán cà phê. 

 Ngược Lại với những khách hàng lớn tuổi thì mô hình không gian quán cafe nên nhẹ nhàng, ấm cúng và sạch sẽ. Ngoài tiêu chí về không gian khách hàng họ cũng quan tâm hơn đến phong cách phục vụ và thức uống ở quán nên bạn sẽ phải đầu tư chỉnh chu về nhiều phương diện. 

Ngoài tiêu chí về thiết kế quán cafe thì để khách hàng cảm thấy thoải mái, hài lòng với quán, bạn nên tuyển dụng thêm nhân viên để có thể phục vụ ly nước mát cho khách, kiên nhẫn khi khách gọi món, dắt xe giúp khách khi khách ra về và quan trọng là ghi nhớ tên của khách hàng thân thiết. 

Những chương trình khuyến mãi sẽ kích thích khách hàng tới thưởng thức đồ uống cũng như không gian quán của bạn. Vì thế hãy thường xuyên lên chương trình khuyến mãi và sử dụng tính năng tích điểm khách hàng. 

Một chương trình khuyến mãi thành công cần đảm bảo 3 yếu tố: đúng đối tượng, đúng nội dung và đúng kênh phân phối. Bên cạnh đó thời gian triển khai cũng chính cũng quan trọng, có như vậy bạn mới có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả nhất. 

Việc quản lý quán cà phê hiệu quả là thiết kế và xây dựng một hệ thống dịch vụ hoàn hảo luôn đặt khách hàng làm trung tâm sẽ giúp ghi điểm đẹp lên trong mắt khách hàng và nâng cao tỷ lệ khách quay lại quán của mình thường xuyên hơn.